Zakup siatek do wolier: przeprowadzenie zakupu, aby oferty były rzeczywiście porównywalne

Oferta cenowa przedstawia jedną liczbę i jest najtańsza z trzech. Koszt transportu jest poza nią. Brakuje harmonogramu paneli. Stal jest opisana jako nierdzewna, bez określonej klasy. Dostawa jest zaplanowana na trzydzieści dni od daty złożenia depozytu, ale nie ma informacji, co musi zostać zatwierdzone przed rozpoczęciem tego okresu.

Dwa miesiące później brakuje czterech paneli. Otwór ma 2 cale, podczas gdy rysunek przewidywał 1 cal. Nikt nie może znaleźć linii, która mówi, kto płaci za drugą partię.

To nie jest tak naprawdę błąd dostawcy. To błąd zakupowy, który zostaje rozwiązany na długo przed wysłaniem pierwszego e-maila. Trzech dostawców może wycenić tę samą ptaszarnię i sporządzić trzy dokumenty, które praktycznie nie mają wspólnych terminów.

Zakup siatek do wolier to część projektu, która ustala te warunki. To mało efektowna praca, głównie z dokumentami i datami, która decyduje, czy cena porównywana pierwszego dnia przetrwa do dnia, w którym siatka zostanie podniesiona.

Streszczenie

Zakup siatek do wolier zmienia poszukiwanie dostawcy w kontrolowany zakup. Cztery bramki wykonują większość pracy: wstępna kwalifikacja dostawców, wydanie wszystkim jednej specyfikacji, normalizacja każdej oferty na tej samej podstawie oraz powiązanie płatności z inspekcją, a nie z obietnicami.

Większość projektów pomija drugą bramkę i płaci za nią później. Gdy specyfikacja jest luźna, każda oferta odpowiada na inne pytanie, a najtańsza oferta zazwyczaj mieści się w najbardziej niejasnym zakresie.

Reszta to planowanie. Kamienie milowe, punkt wstrzymania przed wysyłką, zdefiniowane okno akceptacji i zapasowy limit paneli zapobiegają przeradzaniu się dostawy w kłótnię o zakres. Nic z tego nie kosztuje dużo. Wszystko to musi istnieć przed podpisaniem zamówienia, ponieważ nic nie może zostać dodane później bez uiszczenia opłaty.

Szybka odpowiedź

Zakup siatek do wolier jest skuteczny, gdy wszyscy oferenci podają tę samą specyfikację na tej samej podstawie. Ustal pisemnie aperturę, średnicę drutu, klasę, rozmiary paneli i warunki dostawy, a następnie wymagaj od każdej oferty podziału materiału, frachtu i cła. Płatność następuje po inspekcji, a nie po upływie terminu.

Na wynos

• Tania oferta zazwyczaj oznacza wąski zakres, a nie niską cenę.
• Jedna specyfikacja wydana wszystkim oferentom eliminuje większość prac porównawczych.
• Przed oceną każdej oferty znormalizuj ją do ceny za panel.
• Powiąż ostateczną płatność z datą pozytywnej kontroli, a nie z datą wysyłki.
• Zamów panele zapasowe wraz z partią główną, gdy oprzyrządowanie jest jeszcze gotowe.
• Dokumenty zamknięcia mają znaczenie w szóstym roku, gdy konieczna jest wymiana panelu.

Dlaczego poszukiwanie dostawcy nie jest procesem zaopatrzenia

Wybór dostawcy to ocena oparta na ludziach i dowodach. Zamówienia to ciąg dokumentów, które prowadzą do porównywalnej decyzji, a te dwa pojęcia są stale mylone.

Poszukiwania kończą się krótką listą. Proces kończy się zamówieniem zakupu, które określa, co zostanie dostarczone, jak będzie sprawdzane i co się stanie, gdy wystąpi błąd. Tylko to drugie zamówienie chroni projekt.

To rozróżnienie ma większe znaczenie w przypadku prac w wolierach niż w większości branż, ponieważ produkt jest wytwarzany na zamówienie. Nic nie jest dostępne od ręki. Rozmiar otworu, średnica drutu i wymiary panelu są ustalane przez kupującego, co oznacza, że ​​to on ponosi największe ryzyko, gdy te wartości pozostają niejasne.

Dział zamówień widzi rezultat co tydzień: trzy wyceny, trzy zakresy, jednego sfrustrowanego klienta. Naprawa kosztuje kilka godzin pracy nad projektem. Właśnie dlatego wyceniamy naszą ofertę siatek do wolier na podstawie harmonogramu paneli, a harmonogram powstaje dopiero po sporządzeniu specyfikacji.

Brama pierwsza: wstępna kwalifikacja przed zaproszeniem do składania ofert

Prekwalifikacja to filtr, a nie przyjaźń. Pyta, czy dostawca jest w stanie fizycznie dostarczyć zamówienie i powinna zostać przeprowadzona, zanim ktokolwiek poświęci czas na wycenę.

Bramka kwalifikacyjna dla dostawców siatek do wolier zazwyczaj wymaga udzielenia czterech odpowiedzi:

1. Czy mogą wykonać tkaninę o odpowiedniej średnicy otworu i drutu, w rozmiarach paneli, jakich potrzebujesz?
2. Jakie jest aktualne obciążenie produkcyjne i kiedy będzie następny wolny termin?
3. Czy eksportują do twojego kraju? Kto zajmuje się dokumentacją?
4. Czy mogą Państwo wymienić trzy projekty o podobnej skali, które miały miejsce w ciągu ostatnich dwóch lat?

Kontrola zdolności produkcyjnych dostawcy to produkt, którego nabywcy pomijają. Fabryka, która chętnie składa oferty w spokojnym miesiącu, nie dotrzyma terminów w pracowitym, a siatka do wolier konkuruje o czas na krosna z każdym innym zamówieniem w księgach.

Zapytaj o przedział czasowy, a nie o czas realizacji. Czas realizacji to średnia. Przedział czasowy to zobowiązanie z datą, a różnica pojawi się w trzecim miesiącu.

Brama druga: jedna specyfikacja dla każdego oferenta

To właśnie ta bramka decyduje o całym przedsięwzięciu. Jednakowa specyfikacja dla ofert na siatki do wolier oznacza, że ​​każdy dostawca wycenia ten sam obiekt, aż po wykończenie i opakowanie.

Pakiet specyfikacji nie musi być długi. Musi być jednoznaczny w sześciu punktach:

• Rozmiar przysłony podany z tolerancją, nie jest wartością nominalną.
• Średnica drutu mierzona na linie, nie na splotce.
• Gatunek stali nierdzewnej 304 lub 316, wymagany certyfikat.
• Harmonogram paneli z wymiarami i identyfikatorem każdego panelu.
• Obróbka krawędzi i typ tulei.
• Miejsce pakowania, znakowania i dostawy.

Dwa z tych punktów budzą najwięcej kontrowersji. Po pierwsze, tolerancja otworu to jeden, ponieważ nominalny otwór o średnicy 1 cala może mieć 1-1/16 cala na luźnym panelu i przepuścić małego ptaka. Po drugie, obróbka krawędzi to drugi, ponieważ obcięty koniec, który nie został wykończony, będzie się strzępił, a strzęp jest ostry.

Wyślij ten sam pakiet do każdego oferenta i zapisz datę jego wysłania. Kiedy oferta jest tania, pierwszym pytaniem jest, która klauzula została pominięta. Większość tego pakietu trafia do harmonogramu paneli, a my wyceniamy niestandardowe rolki siatki, wycinane zgodnie z harmonogramem paneli bezpośrednio z niego.

Brama trzecia: normalizacja każdej oferty

Normalizacja ofert dla ofert typu mesh to krok, który przekształca trzy dokumenty w jedną decyzję. Oznacza to przepisanie każdej oferty na wspólną podstawę przed jej oceną.

Częstym błędem jest klasyfikowanie nagłówka. Cena za stopę kwadratową i cena za panel to nie to samo, a cena z dostawą i cena ex-works różnią się w zależności od kosztów transportu, ubezpieczenia i cła. Warunki transportu decydują o tym, kto ponosi te koszty i gdzie się zatrzymują.

Wzrost cen siatek do wolier sprawia, że ​​porównanie jest uczciwe. Poproś każdego oferenta o wycenę siatki, tulei, linki krawędziowej, okuć napinających i uszczelnień jako osobnych pozycji, a różnice przestaną być tajemnicze.

Brama czwarta: płatność, depozyt i zatrzymanie

Warunki płatności to kwestie, w których zamówienie na produkcję niesie ze sobą realne ryzyko, ponieważ pieniądze wpływają jeszcze przed powstaniem produktu.

Zaliczka i zatrzymanie zamówienia na siatkę powinny być zgodne z produkcją, a nie kalendarzem. Standardowy podział wynosi 30 procent przy zamówieniu, 60 procent po pozytywnej inspekcji i 10 procent po odbiorze dostawy. Kupujący, którzy płacą 100 procent z góry, tracą wszystkie posiadane dźwignie.

Kamienie milowe płatności za wykonaną siatkę działają najlepiej, gdy każdy z nich jest powiązany ze zdarzeniem, które ktoś może zweryfikować:

1. Depozyt należy wpłacić po zatwierdzeniu rysunku, a nie po zapytaniu.
2. Druga płatność na podstawie zdjęć i pomiarów gotowych paneli.
3. Ostateczna płatność po sprawdzeniu skrzyni w miejscu jej odbioru.

Klauzula podwyżki cen stali należy do tej samej dyskusji. Ceny stali nierdzewnej ulegają zmianom, a dostawca, który złożył wycenę w marcu, albo zaakceptuje podwyżkę, albo znajdzie powód, aby zmniejszyć średnicę drutu. Ustal datę ceny bazowej i indeks, a wahania powinny być dozwolone tylko powyżej uzgodnionego przedziału.

Warunki handlowe, na których opiera się to wszystko, są nudne i warte poświęcenia dziesięciu minut. Standardowe warunki dotyczące zamówień i płatności stanowią rozsądny punkt wyjścia dla uczciwej klauzuli.

Brama Piąta: Inspekcja i Akceptacja Dostawy

Punkt kontroli przed wysyłką to najtańsze ubezpieczenie w zakupie. Kosztuje jeden dzień i wychwytuje błędy, których naprawa na innym kontynencie jest kosztowna. Jeśli to możliwe, opracuj kryteria akceptacji w oparciu o opublikowaną normę, a większość tych klauzul zaczyna się od katalogu norm materiałowych BSI .

W zamówieniu należy podać punkt wstrzymania. Należy zaznaczyć, że przesyłka oczekuje na pisemne zwolnienie, a zwolnienie zależy od czterech kontroli: pomiaru otworu suwmiarką w trzech punktach na panel, pomiaru średnicy drutu na próbce, zgodności liczby paneli z harmonogramem oraz stanu okuć w narożnikach. Panele tkane do wolier zwalniamy tylko w oparciu o te cztery punkty, dlatego raport z inspekcji ma ustalony format.

Okno akceptacji dostawy kończy pracę. Daj skrzyni określoną liczbę dni na otwarcie i sprawdzenie oraz zapisz, co uznaje się za wadę. Bez okna, niepełna dostawa staje się dyskusją o tym, czy kiedykolwiek była niepełna.

Pięć kroków, dzięki którym utrzymasz czystość w domu:

1. Przed otwarciem skrzyni zrób jej zdjęcie, tak aby widoczne były ślady opakowania.
2. Przed przesunięciem czegokolwiek należy przeliczyć panele zgodnie z harmonogramem.
3. Zmierz średnicę otworu i drutu na pierwszych trzech panelach.
4. Rejestruj każdą wadę ze zdjęciem i identyfikatorem panelu w jednym dokumencie.
5. Wyślij raport z inspekcji w ciągu okna, niezależnie od tego, co jest w nim napisane.

System identyfikacji paneli się tutaj opłaca. Gdy panel jest wadliwy, harmonogram wskazuje, który, a zamiennik jest tkany zgodnie z jego przeznaczeniem. Pomiar i planowanie siatek do prac w zoo obejmuje przede wszystkim sposób rejestrowania wymiarów paneli.

Brama szósta: wariacje, zapasy i zamknięcie

Żadna woliera nie powstaje dokładnie tak, jak została zaprojektowana. Zamówienie na panele siatkowe powinno istnieć przed pierwszym żądaniem zmiany, z podaniem stawki za dodane panele i stawki za anulowane.

Anulowanie umowy to najtrudniejsza część. Panel wycięty do nieistniejącej już przęsła nie ma wartości odsprzedaży, dlatego klauzula zmiany umowy musi określać, ile kupujący zapłaci za już wykonaną pracę. Częstą odpowiedzią jest 10% wartości panelu i powinno się to ustalić, póki wszyscy są jeszcze w dobrych stosunkach.

Do pierwotnego zamówienia należy doliczyć zapasowy panel w wysokości od 3 do 5 procent. W tym momencie części zamienne są niewiele warte, ponieważ krosno jest już ustawione, a drut jest już w budynku. Dwa lata później ten sam panel jest już jednorazowy i wiąże się z opłatą za montaż.

Dokumenty dotyczące zamknięcia sesji przekazania woliery rzadko są czytane w dniu przekazania, ale zawsze zostają przeczytane na końcu:

• Harmonogram paneli powykonawczych z numerami identyfikacyjnymi i wymiarami.
• Certyfikaty materiałowe dla faktycznie dostarczonej partii.
• Zapis naprężenia, z podaniem rozmiarów kabli i zastosowanych ustawień.
• Lista paneli zapasowych z informacją o miejscu ich przechowywania.

Ten plik pozwala zespołowi konserwacyjnemu wymienić jeden panel w szóstym roku zamiast przebudowy całej elewacji. Harmonogram zamówienia na osłonę obejmuje początek tego samego harmonogramu, a plik zamknięcia zamyka go.

Uruchamianie zakupu jako osi czasu

Sześć bramek i żadna z nich nie wymaga komisji. Koordynacją zajmuje się dziennik wyjaśnień przetargowych: jeden dokument, każde pytanie, każda odpowiedź, wysyłane do wszystkich oferentów, aby nikt nie zyskał na prywatnej odpowiedzi.

Spotkanie wyjaśniające oferty jest warte godziny, gdy oferty różnią się znacznie. To nie są negocjacje. To moment, w którym oferent wyjaśnia, które klauzule wycenił, a które pominął, a różnica zazwyczaj znika sama.

Cała sekwencja mieści się w normalnym programie projektu:

1. Dokonaj wstępnej kwalifikacji od trzech do pięciu dostawców i potwierdź miejsca.
2. Wydaj pakiet specyfikacji i otwórz dziennik wyjaśnień.
3. Przyjmij oferty, a następnie znormalizuj je do kosztu gotowego panelu.
4. Wyjaśnij, a następnie przyznaj nagrodę, określając kamienie milowe i punkt wstrzymania.
5. Przeprowadź inspekcję, zwolnij, odbierz i uruchom okno akceptacji.
6. Zamknij plik as-built i listę części zamiennych.

Na tym właśnie polega cały proces zakupu siatek do wolier. Generuje on zamówienie zakupu, które odpowiada na pytania, jakie pozostawia tania oferta, i zapewnia uczciwe porównanie od pierwszego zapytania do ostatniego zapasowego panelu.

FAQ